E-Fatura elektronik ortamda, E-Fatura mükelleflerine düzenlenen faturalara verilen isimdir. Klasik olarak kağıt ortamında düzenlenen faturalar ile aynı işlevi görmektedir. E-Fatura yalnızca bazı sınırları ve prosedürlerin dışına çıkmış ve gerekli ticari satış hasılatlarını sağlamış mükelleflerin kullanmakta olduğu resmi ve ticari bir fatura sistemidir. E-Fatura 05.03.2010 tarihinde 397 sıra numaralı tebliğe istinaden uygulamaya geçirilmiştir. E-Fatura sistemine geçmekteki temel amaç, Gelir İdaresi Başkanlığının işletmelerin ticari hareketlerini daha detaylı denetlemeleri ve kontrol altına almak istemelerinden kaynaklanmaktadır. Diğer bir unsur ise daha çevreci bir ortam yaratarak gereksiz kağıt israfını önlemektir.

Kimler E-Fatura Kullanabilir?

E-Fatura düzenlemek için öncelikli olarak herhangi bir Entegre firma ile anlaşma sağlamak gerekmektedir. E-Fatura mükellefi olan kurumsal işletmeler veya diğer ticari işletmeler isteğe bağlı olarak da E-Fatura sistemine geçiş yapabilirler. E-Fatura sistemine geçiş yapan herhangi bir ticari işletme, başvuru tarihinden itibaren hiçbir şekilde kağıt ortamında fatura düzenlememelidir. Kağıt ortamında fatura düzenleyen E-Fatura mükellefleri cezalandırılmaktadırlar. E-Arşiv Portal olarak bilinen, Gelir İdaresi Başkanlığının 2.000-5.000 TL fatura portalı ile E-Fatura sistemi karıştırılmamalıdır. E-Fatura mükellefleri tamamen elektronik ortamda faturalarının takibini yapmaktadırlar. Kuruluşun adına düzenlenen faturalar veya şirket yetkilisinin diğer ticari işletmelere düzenlediği faturalar bu sistem üzerinden takip edilmektedir. EDM bilişim uzun yıllardır E-Fatura mükellefleri için hizmet etmekte olup, oldukça sade görünen paneli ile en anlaşılır şekilde ticari işletmelerin Elektronik Fatura işlemlerini yürütmelerini sağlamaktadır. Ayrıca ticari işletmeler EDM bilişim ile E-Mutabakat gibi elektronik düzeyde gerçekleşmesi mümkün olan bütün ticari işlemlerini tamamlayabilmektedirler.

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Fatura sistemine dahil olmak için birkaç işlemi sırasıyla tamamlamak gerekmektedir. E-Fatura sistemine dahil olmak ilk başlarda biraz maliyetli olabilir fakat gelecek dönemlerde E-Faturanın mükellefiyetiniz açısından faydasını görmeniz muhtemel olacaktır. E-Fatura sistemine dahil olmak için izleyeceğiniz adımlar şu şekildedir;

Mali Mühür

Her ticari işletme E-Fatura ve E-Defter sistemine geçiş yapacağı zaman bir Mali Mühür başvurusu yapması gerekmektedir. Mali Mühür şirketinizin elektronik ortamlarda imzasıdır. Mali Mühür sayesinde sistem şirketinizi tanıyacak ve elektronik imzanızı atmış olacaksınız. TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezinin web sitesinden Mali Mühür başvurusu yaparak gerekli ücretleri ödemelisiniz. Mali mühür 1 yıllık, 2 yıllık veya 3 yıllık şekilde temin edilerek fiyatlandırması ise tarifeye göre değişmektedir. Başvurusu sonrasında Mali Mühür şirketin merkez adresine postalanmaktadır.

E-Fatura Başvurusu

Mali Mühür teslimi gerçekleştikten sonra Gelir İdaresi Başkanlığına yine online yollarla erişerek E-Fatura başvurunuzu tamamlamanız gerekmektedir. E-Faturaya tam olarak ne zaman geçeceğinizi, hangi entegre programı kullanacağınızı ve benzeri birkaç bilgiyi E-Fatura başvurusu sırasında Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmeniz gerekmektedir.

E-Fatura Aktivasyonu

Son olarak bütün sistemin tam anlamıyla çalıştığından emin olmak için bazı kontroller yapmanız gerekir. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığının yayınlamış olduğu E-Fatura başvuru rehberi içerisinde yer alan yönergeleri takip edebilirsiniz. Bu işlemler sırasında Gelir İdaresi Başkanlığının rehberinde yer alan bir programı bilgisayarınıza indirerek size teslim edilen Mali Mühür’ü bir kere kullanmanız gerekir. Bütün bu işlemleri başarı ile sonuçlandırabilirseniz artık dijital fatura dünyasına adım attınız demektir.

E-Fatura Nasıl Kullanılır?

Halihazırda bir entegre firma ile anlaşma sağladıysanız öncelikli olarak E-Fatura portalı ile ilgili birkaç bilgi sahibi olmanız gerekmektedir. Bunun sebebi, bütün aracı firmaların portalları kısmen birbirinden farklı olması ile doğrudan alakalıdır. Ancak temel olarak bu sistemler birbirleri ile benzerlik gösterdiklerinden dolayı sisteme kolayca alışmak mümkündür. Sol tarafta yer alan “Taslak Fatura” bölümüne tıkladığınız zaman “Fatura Oluştur” seçeneğini tıklatmanız gerekmektedir. Sonrasında karşınıza gelecek olan panelde fatura kesebileceğiniz bir sayfa gelecektir. Burada;

• Fatura tarihi
• Fatura tipi
• Para Birimi
• Döviz kuru
• Alıcı vergi no
• Alıcı unvanı
• Vergi dairesi
• Adres
• E-posta
• Cep telefonu
• Ödeme bilgileri
• Fatura açıklamaları
• Fatura matrahı
• Fatura KDV
• Fatura toplamı
• Fatura açıklaması

Olarak alıcı bilgilerini karşınızdaki panele girmeniz gerekir. Alıcının vergi numarasını yazdığınızda sistem otomatik olarak alıcının unvanı, adresi gibi bazı bilgileri getirecektir. Ayrıca KDV oranını seçip matrahı yazdığınızda ise sistem otomatik olarak faturanın KDV’sini ve genel toplamını hesaplayacaktır.

E-Fatura Kime Kesilir?

E-Fatura herkese kesilmemektedir. E-Fatura yalnızca bu sisteme dahil olmuş olan ticari işletmelere düzenlenmektedir. Örneğin herhangi bir E-Fatura mükellefi diğer bir E-Fatura mükellefine fatura düzenleyeceği zaman bu faturanın modeli “E-Fatura” olmalıdır. E-Fatura mükellefi olan bir firma, E-Fatura mükellefi olmayan bir ticari işletmeye fatura düzenleyeceğiniz zaman ise “E-Arşiv Fatura” düzenlemek durumunda kalacaktır. Burada faturanın tipini belirleyen tek faktör alıcının E-Fatura mükellefiyetidir. Eğer alıcının E-Fatura mükellefiyeti mevcut ve E-Fatura sistemine dahil olmuş olan bir ticari kuruluş ise bu durumda E-Fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Günümüzde E-Fatura sistemlerinde, alıcıya fatura düzenleneceği zaman Vergi Kimlik Numarası sisteme girildiğinde sistem karşı firmanın E-Fatura mükellefiyetini idrak edebilmekte ve fatura tipini ona göre belirlemektedir.

E-Fatura Kimler İçin Zorunludur?

E-Fatura sistemine geçmek için mükellefler ve ticari işletmeler için iki türlü seçenek bulunmaktadır. Bunlardan bir tanesi zorunlu hallere rağmen E-Fatura sistemine dahil olmalarıdır. Zorunlu bir şekilde sisteme dahil olacak olan ticari kuruluşları için Gelir İdaresi Başkanlığı her yıl bir tebliğ ile birlikte kimlerin E-Fatura ve E-Defter uygulamalarına geçmesi gerektiğini kuruluşlara sunmaktadır. Zaman içerisinde teknoloji geliştikçe ve dijital dünyaya güven arttıkça E-Fatura, E-Defter, E-SMM gibi birçok sistem muhasebesel yönden hayata geçirildi. E-Fatura ve E-Defter sistemlerine dahil olan işletmeler sayesinde inanılmaz düzeyde kağıt israfını önlemektedir. 2022 yılında E-Fatura mükellefi olmak zorunda olan ticari işletmeler şu şekildedir;

• 2021 Yılı brüt satış hasılatı 4 Milyon TL olan ticari işletmeler
• 2022 Yılı brüt satış hasılatları 3 Milyon TL olan ticari işletmeler
• Kültür ve Turizm Bakanlığından veya Belediyelerden yatırım yapmak için işletme belgesi alan ve konaklama hizmeti veren otellerin tamamı
• E-Ticaret faaliyetlerinde bulunan ve 2020 yılında 1 Milyon TL 2021 yılında 1 Milyon TL 2022 Yılında ise 500 Bin TL üzeri brüt satış hasılatı olan ticari işletmeler

E-Fatura sistemine dahil olmak zorundadırlar. Örneğin 2021 yılında 4 Milyon TL üzerinde cirosu bulunan mükellefler 2022 yılının Temmuz ayının 1. Gününden itibaren E-Fatura mükellefi, 2023 yılının Ocak ayının 1. Gününden itibaren E-Defter mükellefi olması gerekmektedir.

E-Faturaya Geçmenin Avantajları Nelerdir?

İlk olarak çevreye verilen zararlardan oldukça tasarruf sağlandığı söylenebilir. E-Fatura ve E-Defter sistemleri sayesinde günümüzde mali yönden harcanan kağıtlar neredeyse yarı yarıya azalmıştır. Kağıt tasarrufu ile birlikte ve E-Fatura sistemi sayesinde faturaların kaybolma riskleri tamamen ortadan kalkmaktadır. Anlaşacağınız entegre firma bu hizmeti sizin için verecektir. Dijital olarak arşivleme gerçekleştireceğinizden dolayı dosyalama ve depolama gibi bazı masraflardan ve gereksiz harcanan zamanlardan tasarruf edilebilmektedir. E-Fatura sisteminin yanı sıra E-Mutabakat gibi diğer uygulamalara dahil olarak tahsilatları hızlandırabilir ve tamamen dijital dünyaya adım atılabilmektedir.